Contoh peran PR dalam perhotelan

Untuk contoh pentingnya peran PR dalam sebuah organisasi atau perusahaan, kali ini saya berikan satu contoh peran PR dalam perhotelan. Saya ambil dari salah satu hotel di Yogyakarta, yaitu hotel Inna Garuda. Disini akan di jelaskan bagaimana peran dan strategi seorang PR dalam sebuah perhotelan untuk menarik minat customer, di kala banyak pesaing-pesaing yang ada.

Hotel Inna Garuda Yogyakarta

Yogyakarta selain dikenal sebagai kota pelajar, kota budaya, kota gudeg dikenal juga sebagai kota pariwisata. Banyak potensi wisata yang dimiliki kota ini antara lain wisata belanja yang terkenal yaitu di pasar Beringharjo dan pusat perbelanjaan di kawasan Malioboro, wisata kuliner yang sangat terkenal yaitu makanan gudeg, bakpia patuk dan masih banyak yang lainnya. Perkembangan dunia pariwisata di kota ini semakin berkembang pesat dan cukup menggembirakan. Predikat Yogyakarta sebagai kota pariwisata menjadi magnet yang sangat besar untuk menarik pengunjung dari seluruh nusantara sehingga dapat dijadikan sebagai publik sasaran untuk menjadi konsumen. Pelaksanaan pembangunan pariwisata dilakukan dengan membangun tempat-tempat penginapan seperti villa, bungalow, losmen ataupun hotel. Dewasa ini pembangunan hotel-hotel berkembang dengan pesat. Fungsi hotel bukan saja tempat menginap untuk tujuan wisata namun juga untuk tujuan lain seperti menjalankan kegiatan bisnis, mengadakan seminar atau sekedar untuk mendapatkan ketenangan. Persaingan hotel-hotel di Yogyakarta ditunjukan dengan adanya mutu pelayanan yang ditawarkan dari setiap manajemen hotel. Mulai dari fasilitas hotel, keadaan kamar, harga sewa kamar dan bagaimana pihak hotel melayani konsumen. 

Persaingan bisnis dibidang jasa perhotelan khususnya di Yogyakarta semangkin ketat. Persaingan yang ketat antar hotel tersebut menyebabkan masing-masing hotel berusaha memberikan pelayanan dan fasilitas semaksimal mungkin. Untuk dapat bertahan dan menang dalam persaingan tersebut, pelaku bisnis pun dituntut untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikannya. Hotel Inna Garuda Yogyakarta sebagai hotel yang menyediakan jasa penginapan, makanan, minuman, dan jasa lainnya, harus selalu memperhatikan tentang kualitasnya, baik itu kualitas dalam hal pelayanan. Fasilitas maupun harga yang ditawarkan. Hal ini dilakukan agar para konsumen/pelanggan tetap loyal terhadap Hotel Inna Garuda Yogyakarta. Hotel Inna Garuda bukanlah satu-satunya penginapan di kota Yogyakarta. 

Hotel ini terletak di kawasan yang sangat strategis di jantung kota Yogyakarta yaitu di Jl. Malioboro. Ada banyak hotel dan penginapan lain yang sama-sama berlomba memenangkan persaingan dan meningkatkan jumlah Customer (pelanggan). Karena itulah, Inna Garuda sebagai hotel bintang empat dan sejarah pergantian nama selama 6 kali, yaitu Grand Hotel de Djokdja, Hotel Asahi, Hotel Merdeka, Hotel Garuda, Hotel Natour Garuda, dan sekarang menjadi Hotel Inna Garuda memiliki kemampuan dalam meningkatkan jumlah Customer (pelanggan). Pergantian nama yang cukup banyak merupakan sesuatu yang tidak mudah dilakukan oleh perusahaan. Namun Hotel Inna Garuda dengan manajemen baru yang mulai bekerja pada tahun 2004 mampu bertahan dan bersaing dengan hotel lain. 

Di Yogyakarta sendiri banyak perkembangan Hotel berbintang empat diantaranya yaitu, Shapir, Novotel, Jayakarta, Seraton. Inna Garuda Yogyakarta, merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa akomodasi. Oleh karena itu guna menghadapi persaingan yang semakin ketat Hotel Inna Garuda selalu memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggannya. Usaha yang dilakukan Hotel Inna Garuda dalam memberikan pelayanan yang baik yaitu dengan mengutamakan keinginan pelanggan, dan menanggapi keluhan pelanggan. Peran public relations sangatlah vital, sedikit kesalahan yang dilakukannya akan timbul salah persepsi dari publiknya. Bagi Hotel Inna Garuda Yogyakarta sendiri praktisi public relations difokuskan dalam meningkatkan jumlah customer(pelanggan), secara tidak langsung hal ini merupakan kewajiban penuh dalam mempertahankan kelangsungan hidup sebuah hotel. Peran public relations hotel, dalam meningkatkan jumlah pelanggan menarik untuk dikaji lebih lanjut, terutama jika dikaitkan dengan fungsi kehumasan public relations Hotel Inna Garuda Yogyakarta dalam meningkatkan jumlah customer (pelanggan). 

Profil Publik Relations Hotel Inna Garuda

Public Relations yang ada dihotel Inna Garuda berkedudukan di bawah Departemen Marketing Manajer, sehingga apabila melakukan kegiatan Public Relations maka harus ada persetujuan dari Marketing Manajer terlebih dahulu dan kordinasinya juga harus ke Marketing Manajer akan tetapi sudah menjadi bagian atau divisi tersendiri. Public Relations dihotel Inna Garuda itu berkedudukan sama dengan Salles Manager yang sama-sama di bawah naungan Marketing Manajer.

Didalam Public Relations dihotel Inna Garuda di bagi lagi menjadi dua yaitu:
1. Public Relations Manajer. Yaitu yang bertugas menginfokan dan mempublikasikan hotel Inna Garuda diluar hotel. Seperti bekerja sama dengan media cetak, elektronik.
2. Public Relations Officer. Yaitu yang bertugas menanggani pembuatan rancana dan kegiatan hotel Inna Garuda kedepan, biasanya dalam jangka waktu satu tahun sudah disiapkan terlebih dahulu. 

Strategi Komunikasi Hotel Inna Garuda

Dalam meningkatkan jumlah customer maka public relations Hotel Inna Garuda melakukan beberapa strategi yang meliputi:
a. Melakukan kerjasama dan membangun hubungan baik dengan media cetak maupun elektronik. Media elektronik meliputi :

• Website, mempunyai peran yang sangat penting dalam membantu kegiatanpublic relations karena dengan menggunakan website publik dapat dengan mudah mengetahui tentang hotel Inna Garuda dengan membuka alamat di http://www.Innagaruda.com
• Televisi nasional maupun swasta, beberapa diantaranya adalah TV ONE, SCTV, GLOBAL TV, METRO TV, dan TVRI.
• Radio, seperti Retjo Buntung, Star FM, Best FM, Jogja Radio, dan sebagainya.
• SMS berlangganan.
• Hotel Inna Garuda bekerjasama dengan telkomsel sehingga apabila di hotel tersebut mengadakan suatu acara pihak telkomsel menyebarkan informasi acara tersebut ke pelanggannya via sms.
• Media cetak meliputi, koran lokal maupun nasional (tempo, kedaulatan rakyat, harian jogja), baliho, pamflet, spanduk.

b. Membangun reputasi. Selalu memberikan informasi yang akurat dan dapat dipercaya oleh pers.
c. Memasok naskah informasi yang baik. Untuk menarik perhatian customer maka public relations harus mampu mendesain iklan dengan baik agar dapat mempengaruhi customer.
d. Menjalin kerjasama yang baik dengan pihak intern dan ekstern. Hal ini bertujuan agar hotel Inna Garuda lebih dapat dikenal oleh publik. Pihak intern seperti: direktur, manajer, dan karyawan. Pihak ekstern seperti: customer, wartawan,dan sebagainya.
e. Penyediaan fasilitas yang memadai. Untuk mampu bersaing dengan hotel yang lain, hotel Inna Garuda menyediakan berbagai fasilitas yang memadai. Untuk memberikan pelayanan dan kenyamanan pengunjung maka ditawarkan beberapa fasilitas seperti: coffe shop, restaurant, salon, meeting room, dll. 

Analisa antara teori dan kenyataan.

Seperti halnya hotel Inna Garuda memiliki fungsi dan peran public relations yang sangat penting. Didalam fungsi hotel tersebut bahkan fungsi dan peran public relationshotel Inna Garuda merupakan hal yang vital dan bahkan sering disebut lidah perusahaann atau penyambung antara lembaga satu dengan lembaga lainnya sehingga dapat meningkatkan jumlah customer.

Public relations hotel Inna Garuda memiliki fungsi yang sama dengan fungsi dan peran public relations dalam halnya teori yang sering diajarkan. Di antara lain fungsi dan peran hotel Inna Garuda yaitu:

1. Publiksitas, yaitu memperkenalkan hotel Inna Garuda ke pihak luar dengan cara memperkenalkan hotel tersebut melalui media cetak dan elektronik.
2. Menjaga citra dan nama baik Hotel Ina Garuda, yaitu menjaga hotel Inna Garuda agar selalu dikenal oleh khalayak ramai dengan hotel yang ber-rating baik.
3. Menjalin hubungan baik dengan pihak luar, yaitu melakukan kerjasama dan menjalin silahturahmi sehingga menciptakan hubungan yang erat dan saling menguntungkan satu sama lain. Misalnya bekerjasama dengan lembaga telekomunikasi, media cetak, universitas dan sebagainya.
4. Lidah perusahaan, yaitu public relations dihotel Inna Garuda menjadi jembatan hotel Inna Garuda dengan pihak luar dan lembaga lainya seperti dengan memberikan informasi kepada pihak luar menjadi tertarik menggunakan fasilitas hotel.

 Komunikasi yang dilakukan oleh hotel Inna Garuda sangat akurat dan dipercaya berdasarkan dari sumber-sumber yang disampaikan, memilih sasaran penyebaran komunikasi, dan mentukan media yang digunakan untuk menyampaikan informasi baik secara informatif, persuasif, dan instruktif sehingga dapat membuat kepercayaan kepadacustomer, dan dapat meningkatkan jumlah customer.

Dengan melakukan pemberitaan atau publiksitas yang dapat dipercaya seperti halnya dengan memberitakan fasilitas yang ada di hotel Inna Garuda dapat menjadikan acuan pemberitaan atau publikasi yang benar-benar ada di hotel.

Membangun reputasi atau pencitraan hotel Inna Garuda merupakan hal yang penting agar customer tidak kecewa dengan hotel Inna Garuda itu sendiri. Menjalin kerja sama dengan lembaga lain agar tersebar komunikasi yang  baik sehingga dapat mendatangkan dan meningkatkan jumlah customer yang merupakan target utama dalam tujuan komunikasi.

Bahwasanya dengan adanya kegiatan pelaksanaan strategi komunikasi dapat meningkatkan minat customer terbukti dengan naiknya jumlah pengunjung di hotel Inna Garuda  pada setiap tahunnya. Hal inilah yang membuat pendapatan hotel Inna Garuda meningkat secara drastis pada setiap tahun, sehingga public relations termasuk pengelola hotel Inna Garuda lebih meningkatkan kegiatan strategi tersebut dengan berpedoman pada unsur dan komponen strategi komunikasi karena hal inilah yang dapat menunjang keberhasilan kegiatan strategi komunikasi. Pengelola hotel dalam menigkatkan minat customer menempuh jalan dengan peningkatan fasilitas sarana dan prasarana juga kenyamanan di hotel Inna Garuda. 



source: LINK.

Peran PR dalam sebuah oraganisasi atau perusahaan

Public relations sebagai fungsi manajemen yang membangun dan mempertahnkan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. (Scott M. Cutlip, 2007:6)

Fungsi Humas

Dalam buku Public Relations : Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR yaitu :1. Fungsi Konstruktif Peranan humas dalam hal ini mempersiapkan mental publik untuk menerima kebijakan organisasi untuk mengetahui kepentingan publik,mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk direkomendasikan kepada manajemen,menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian,percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik atau organisasi yang diwakilinya.2. Fungsi KorektifBerperan sebagai problem solver,yakni apabila sebuah organisasi atau lembaga terjadi masalah-masalah atau krisis dengan publik,maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut.Sementara Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut:

1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal.

Bagian-Bagian dari Fungsi PR:

• Hubungan Internal, adalah bagian khusus PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi mengantungkan kesuksesannya.

• Publisitas, adalah sumber-sumber informasi yang disediakan oleh PR dan digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah pesan di media ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi tidak memberi bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut.

• Advertising, informasi yang digunakan oleh PR untuk menjangkau audien yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang menjadi sasaran marketing, dimana informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media.

• Press Agentry,adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik media massa dan mendapatkan perhatian publik. Banyak praktisi PR kadang-kadang menggunakan taktik press agentry untuk menarik perhatian media kepada kliennya, organisasinya, atau tujuannya. Tetapi PR lebih dari sekedar press agency.

• Public Affairs adalah bagaian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan    pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka memengaruhi kebijakan publik.

• Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.

• Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengindentifikasi, mengevaluasi, dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. Secara administratif atau secara konseptual, manajemen isu adalah bagian fungsi PR, akan tetapi, jika dilihat sebagai komunikasi persuasif, ia menjadi taktik untuk memengaruhi kebijakan publik, bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.

• Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunikasi keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar

• Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela

Kegiatan-kegiatan kehumasan meliputi:

1. Customer Relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar,maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan public dan hubungan dengan konsumen.
2. Employee relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
3. Community relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.
4. Government relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.
5. Media Relations, seperti menjalin hubungan baik dengan media, karna kerja humas tidak akan pernah berhasil tanpa adanya kerjasama yang baik dengan media, jadi hubungan itu harus dijaga dengan baik dan tidak ada yang dirugikan.

source: LINK.

Tips Menjadi Public Relation Profesional

Seorang public relations (PR) mengemban tugas utama untuk meningkatkan reputasi perusahaan. Untuk itu, PR harus mampu menyajikan citra sebuah perusahaan kepada publik atau masyarakat dalam gambaran yang terbaik. Bagi Anda yang berkecimpung di dunia komunikasi dan ingin sukses sebagai PR yang profesional, berikut ini tips untuk PR professional.
 

• Percaya diri

Percaya diri adalah kunci utama menjadi PR yang profesional. Bagaimana bisa membawa citra baik perusahaan ke publik kalau Anda sendiri merasa ragu dengan kemampuan diri dan perusahaan yang dinaungi? Kepercayaan diri akan membuat Anda jadi orang yang siap menghadapi segala kemungkinan, dari yang terbaik maupun terburuk.
 

• Banyak belajar

PR & Social Media Manager The Body Shop Ratu Ommaya (Maya) menekankan, "Dunia komunikasi itu dinamis harus terus belajar, juga harus membuka diri dengan hal-hal baru. Harus sering baca, harus sering belajar dalam arti apapun, selalu mengasah kemampuan."
 

• Pintar mengatur mood

"Yang namanya PR itu secapek dan setidakbahagia apapun, saat berhadapan dengan media atau publik harus tetap tampil menyenangkan. Tidak menunjukkan bagaimana capek kita," saran Maurin Handayani, media expert Inke Maris & Associates, perusahaan yang bergerak di bidang communications consultant.
 

• Memiliki kepribadian yang baik

Menurut Herlina Widowati, Brand Manager yang pernah menjadi PR kafe SHY Rooftop, seorang PR harus memiliki kepribadian yang baik bukan hanya secara individu. Tapi juga dalam berprofesi dan berhubungan dengan orang lain. "Kalau aku awalnya harus menjadikan pribadi kita yang menarik, bukan penampilan aja. Kita harus menghormati orang lain. Jangan berpikiran negatif terhadap orang lain, nanti orang lain akan percaya kepada kita," tutur Herlina.
 

• Cepat beradaptasi

Seorang PR pasti akan bertemu dengan banyak orang, dengan karakter dan sikap yang sangat beragam. Di sinilah kemampuan Anda untuk cepat beradaptasi diperlukan agar bisa 'nyambung' saat berkomunikasi dengan berbagai orang.
 

• Berpikiran terbuka

"PR Pikirannya harus sangat terbuka, nggak boleh kaku, selalu update. Aku megang social media juga, jadi harus bisa teknologi juga," ujar Maya.

• Jaga hubungan baik dengan rekan kerja 

Jangan hanya berhubungan terbatas karena urusan pekerjaan. Untuk menjaga hubungan baik dengan rekan kerja (partner bisnis, klien, media), tunjukkan sedikit perhatian. Misalnya mengucapkan selamat di hari ulang tahunnya, mengirimkan kartu ucapan di hari raya atau sekadar mengajak makan siang sambil berbincang santai.

Source: LINK.

Komunikasi dalam hubungan masyarakat (Communication Inside the Public Relation)

KOMUNIKASI DALAM HUBUNGAN MASYARAKAT

Proses komunikasi pada prinsipnya meliputi pengiriman danpenerimaan pesan-pesan di antara dua orang, kelompok kecil masyarakat, atau dalam satu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk mempengaruhi perilaku dalam suatu masyarakat. Dengan bahasa yang lebih sederhana, proses komunikasi dapat diartikan sebagai “transfer informasi” atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima pesan sebagai komunikan, dalam proses komunikasi tersebut bertujuan (feedback)  untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak.Komunikasi ditinjau pada lima unsur utama (bauran komunikasi) yang disampaikan pada teori komunikasi Lasswell yaitu; who says what in which channel to whom and with what effect. Teori tersebut sebetulnya terkandung formulasi yang sama seperti yang dinyatakan oleh Everett M. Roger dan W. FloydShoemaker, dalam bukunya berjudul Communication of Innovation. New York: Free Press (1971), yaitu: “A common model of communication is that source, message, channel, receiver, and effect” yang dikenal dengan model proseskomunikasi dengan formula S-M-C-R-E, (Ruslan, 2006:101) yaitu:

Model komunikasi S-M-C-R-E di atas dapat dijabarkan sebagai berikut:
a.      Source, yaitu individu atau pejabat humas yang berinisiatif sebagai sumber atau untuk menyampaikan pesan-pesannya. (Ruslan, 2006:71)b.      Message, adalah suatu gagasan, ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan atau ungkapan yang akan disampaikan komunikator kepada komunikan (Ruslan, 2006:71).Onong Uchjana Effendi (1993) menuliskan bahwa pesan adalahlambang bermakna (meaningful symbols) yakni lambang yang membawakan pikiran atau perasaan komunikator.
c.       Receiver, merupakan pihak yang menerima pesan dari komunikator. Receiver seringkali disebut sebagai komunikan.d.      Channel, berupa media, sarana, atau saluran yang dipergunakan oleh komunikator alam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada khalayaknya (Ruslan, 2006:71). Definisi lain menuliskan bahwa channel adalah sarana untuk menyalurkan pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadakomunikan. Media digunakan dalam komunikasi apabila komunikan berada di tempat yang jauh dari komunikator atau jika jumlah komunikan banyak (Effendy, 1993:14).e.      Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negatif menyangkut tanggapan, persepsi, dan opini dari hasil komunikasi tersebut (Ruslan, 2006:71). Melengkapi pengertianefek, Onong juga menjelaskan bahwa efek adalah tanggapan, respon atau reaksi dari komunikan ketika menerima pesan dari komunikator. Jadi, efek adalah akibat dari proses komunikasi. Efek diklasifikasikan menjadi efek kognitif, efek afektif, dan efek konasi (behaviour). (Effendy, 1993:14)


Dalam kaitannya kegiatan komunikasi, public relations menjalankan komunikasi dengan tujuan untuk menciptakan sebuah efek, yaitu berupa citra perusahaan (corporate image). Menyelenggarakan komunikasi untuk membentuk citra korporasi atau organisasi di mata pihak luar dimaksudkan untukmenumbuhkan saling pengertian di antara korporasi atau organisasi dan pihak luar itu. Bagi korporasi, pihak luar yang dimaksudkan adalah masyarakat, baik sebagai konsumen, pemasok, agen, atau rekanan korporasi. Saling pengertian antara korporasi atau organisasi dan masyarakat, berkembang melalui hubungan baik antara keduanya. Adapun hubungan baik ini terjadi apabila terselenggara komunikasi yang baik pula (public relationship). Dari situlah terbentuk citra korporasi atau organisasi (corporate image) di mata pihak luar. (Siregar, 2000:42)

Hal ini tentunya sesuai dengan definisi PR berdasarkan tujuan kegiatannya, yang dirumuskan oleh seorang praktisi Public Relations, Dr. Carter McNamara (Iriantara, 2005:9) yaitu humas sebagai aktivitas berkelanjutan untuk menjamin perusahaanmemiliki citra yang kuat di mata publik. Definisi tersebut menunjukkan bahwa pada dasarnya PR merupakan proses komunikasi kepada publik untuk menjalin relasi yang baik sehingga tercapai tujuan untuk membangun, membina, danmenjaga citra yang positif atau reputasi baik. Definisi yang serupa juga dituliskan pada kamus IPR terbitan bulan November 1987 yang mendefinisikan praktek humas atau PR adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. (Jefkins, 1998:17)
Pengertian lain tentang public relations menyatakan bahwa PR adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasikan sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan teratur, jadi PR sama sekali bukanlah kegiatan yang sifatnya sembarangan atau dadakan. PR juga memiliki tujuan utama untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan atau publiknya (Jefkins, 1998:17). Publik pada pengertian ini yaitu sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal. (Yulianita, 2005:17)

Public relations senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul suatu dampak, yakni berupa perubahan yang positif. Dengan demikian, humas adalah suatu bentuk komunikasi yang berlaku terhadapsemua jenis organisasi, pemerintah, maupun swasta. (Anggoro, 2005:27)

Dalam kehidupan masyarakat sekarang ini, kegiatan public relations merupakan kebutuhan. Public relations akan terus berkembang sesuai dan sejalan dengan perkembangan masyarakat. Perkembangan public relations itu berlangsung bersama dengan adanya hubungan-hubungan dalam masyarakat yang lebih pada namun bersifat impersonal dan lebih banyak pembagian dan terkotak-kotaknya karena macam-macam kepentingan. (Setyodarmodjo, 2003:13)

Dengan perbedaan kepentingan tersebut, Rosady Ruslan membagi peran PR bersifat dua arah, yaitu membina hubungan ke dalam (publik internal) dan membina hubungan ke luar (publik eksternal). Beberapa kegiatan dan sasaran PR sebagai pendukung fungsi manajemen perusahaan, yaitu: (Ruslan, 2006:21)
a.      Building corporate identity dan image (membangun identitas dan citra perusahaan) sebagai pendukung manajemen perusahaan, PR memiliki sasaran yaitu dengan menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif serta mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.b.      Facing crisis (menghadapi krisis). Menghadapi krisis merupakan bagian dari kehidupan PR yaitu dengan menangani komplain, membentuk manajemen krisis dan PR recovery image, serta memperbaiki image.

Mengutip definisi PR dari Scott Cutlip dan Allan Center, definisi PR adalah upaya terencana guna memengaruhi opini publik melalui karakter yang baik dan kinerja yang bertanggung jawab, yang didasarkan pada komunikasi dua arah yang memuaskan kedua belah pihak (Iriantara, 2005:9). Komunikasi yang dijalankan oleh public relations merupakan komunikasi yang bersifat timbal balik (two way communications) sebab tujuan daripublic relations adalah menciptakan dan meningkatkan citra yang baik dari organisasi kepada publik-publik yangberkepentingan. (Yulianita, 2005:41)

Dalam  keterkaitannya  dengan  pembangun  citra,  Public Relations merupakan salah satu fungsi manajemen modern yang mempunyai fungsi melekat pada manajemen perusahaan (corporate management function), yakni bagaimana berperan dalam melakukan komunikasi timbal balik (two ways communications) untuk  tujuan  menciptakan  saling  pengertian (mutual  understanding), saling menghargai (mutual appreciation), saling mempercayai (mutual confidence),menciptakan goodwill,  memperoleh dukungan publik (public support) dan sebagainya demi tercapainya citra yang positif bagi suatu lembaga/perusahaan (corporate image). Jadi, komunikasi dua arah yang dilakukan oleh perusahaan terhadap publiknya guna menciptakan citra yang positif bagi perusahaan itu sendiri. (Ruslan, 2006:21)

Dalam melakukan komunikasi dua arah dengan publik, terutama publik eksternal, public relations membutuhkan kualitas komunikasi. Kualitas public relations dengan pihak luar ditentukan kualitas komunikasi eksternal. Komunikasi ekternal yang baik akan membentuk public relationship yang baik terhadap pihak di luar korporasi atau organisasi, yang selanjutnya akan membentuk citra positif atas korporasi  atau organisasi (corporate  image, organizational  image).

Berhubungan  dengan  komunikasi  public  relations  tersebut, menurut Cultip, Center dan Broom, dalam komunikasi public relations itu ada 7 faktor penting yang disebut sebagai “the seven C’s of communication” (Ruslan, 2007:122), yaitu:
a.      Kredibilitas. Komunikasi itu dimulai dari suasana saling percaya yag diciptakan oleh pihak komunikator secara sungguh-sunghuh untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan respek.b.      Konteks. Menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan kehidupan sosial, pesan yang haruus disampaikan dengan jelas serta sikap partisipatif. Komunikasi efektif diperlukan untuk mendukung lingkungan sosial melaluipemberitaan di berbagai media Massa.c.       Content (isi). Pesannya  menyangkut  kepentingan  orang banyak/publik  sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat secara umum bagi masyarakatd.      Clarity. Pesan harus disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti serta memiliki pemahaman yang sama antara komunikator dan komunikan dalam hal maksud, teman dan tujuan semua pihak,e.      Continuity dan consistency (kontinuitas dan konsistensi) . Komunikasi merupakan proses yang tidak pernah berakhir, oleh karena itu dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi pesan. Dengan cara demikian untuk mempermudah proses belajar, membujuk dan tema dari pesan-psan tersebut harus konsisten.f.        Channels (saluran). Mempergunakan saluran media informasi yang tepat dan terpercaya serta dipilih oleh khalayak sebagai target sasaran. Pemakaian saluran media yang berbeda akan berbeda pula efeknya. Dengan demikian seorang PR harus dapat memahami perbedaan dan proses penyebaran informasi secara efektif.g.      Capability of the Audiens (kapabilitas khalayak).Memperhitungkan kemampuan yang dimiliki oleh khalayak. Komunikasi dapat menjadi bagi masyarakat bila berkaitan dengan berkaitan faktor-faktor yang bermanfaat seperti kebiasaan dan peningkatan kemampuan membaca dan pengembangan pengetahuan.



source : LINK.